Міністерство юстиції наказом від 18 лютого 2021 року № 638/5 затвердило зміни до Правил ведення нотаріального діловодства.

Наказ № 638/5 набрав чинності 24 лютого2021 року.

Зокрема, уточнено порядок дій у разі втрати документів нотаріального діловодства, скасованонизку реєстрів і книг, змінено порядок надсилання вихідних документів, зазнала змін номенклатура справ нотаріуса тощо, повідомляє прес-служба Нотаріальної палати.

Відділ методичного забезпечення та інформаційно-аналітичної роботи НПУ спільно з Комісією НПУ з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності підготував інформаційний лист «Щодо внесення змін до Правил ведення нотаріального діловодства», що містить детальний аналіз зазначених змін.

Серед іншого, до Правил внесено такі зміни:

1. Уточнено порядок дій у разі втрати документів нотаріального діловодства, визначений пунктами 3.2, 3.4 Розділу ІІІ Правил.

У разі втрати документів нотаріального діловодства особа, відповідальна за організацію діловодства та архіву, повинна негайно доповісти завідувачу контори, архіву, який своєю чергою повідомляє відповідний територіальний орган Мін’юсту для вжиття необхідних заходів.

У разі втрати документів нотаріального діловодства приватний нотаріус повинен негайно повідомити відповідний територіальний орган Міністерства юстиції та вжити необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.

2. Уточнено порядок дій у разі виявлення нестачі документів діловодства під час приймання-передавання документів нотаріального діловодства у разі зміни завідувача контори чи особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса, встановлений пунктом 4.6 Розділу IV Правил.

У разі виявлення нестачі документів діловодства комісія складає акт (додаток 3) і негайно повідомляє управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.

3. Скасовано такі реєстри та книги (журнали):

– Реєстр для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів;

– Алфавітна книга обліку заповітів;

– Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого майна;

– Алфавітна книга обліку інших договорів;

– Алфавітна книга обліку договорів довічного утримання (догляду);

– Алфавітна книга обліку реєстрації заборон відчуження нерухомого майна та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів;

– Журнал обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса;

– Журнал реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб;

– Книга обліку літератури;

– Книга обліку видачі документів з архіву для ознайомлення;

– Розносна книга для місцевої кореспонденції;

– Журнал обліку відбитків печаток та штампів.

4. У новій редакції викладено пункт 6.4 Розділу VI Правил. Відповідно до внесених змін у державних нотаріальних конторах, приватних нотаріусів та архівах оформленню підлягають лише ті книги та журнали, які веде нотаріус.

5. При складанні вихідних документів у справах нотаріуса зберігається другий примірник такого документа (до змін зберіганню підлягала фотокопія вихідного документа).

6. Змінено порядок надсилання/вручення вихідних документів, визначений пунктом 8.13 Розділу VIII Правил; оригінал вихідного документа надсилається адресатам:

– будь-яким видом поштового відправлення;

– через кур’єрську службу;

– передається нарочно (в останньому випадку на другому примірнику документа адресат проставляє відмітку про отримання документа із зазначенням дати отримання та прізвище, ім’я, по батькові).

Таким чином скасовано вимогу щодо відправлення листів виключно простим поштовим відправленням.

Суттєвих змін зазнав порядок нарочної передачі оригіналу вихідного документа. Скасовано необхідність ведення Розносної книги для місцевої кореспонденції. Натомість відмітка про вручення проставляється на другому примірнику документа, який зберігається в справах нотаріуса.

Джерело: Юрліга